Phần trước: Không ai là siêu nhân - Đây là phần cuối trong series này, mình đăng nốt cho mọi người khỏi ngóng nhé. Đợt tới mình bận việc cá nhân nên sẽ lặn mất một thời gian. Chúc cả nhà mạnh khỏe, may mắn, cố gắng và thành công
KỸ NĂNG VĂN PHÒNG (LƯU FILE) VÀ KỸ NĂNG WORD, EXCEL, POWERPOINT:
Mẹ mình dạy mình mấy cái này từ năm lớp 10.
Mẹ không chỉ dạy mình mở word ra để gõ. Mẹ dạy về quy cách căn lề thế nào. Dấu chấm phẩy phải sát với chữ đàng trước mà không phải chữ đàng sau, căn tab làm sao cho các dòng chữ được tab thẳng hàng với nhau. Làm heading, quy định style format làm sao để làm mục lục tự động tốt nhất. In tem dán theo đúng kích cỡ.
Với PowerPoint thì mẹ mình không biết thiết kế. Mẹ chỉ chỉ cho mình MasterSlide để làm sao có thể thay đổi mẫu từng slide mà không cần phải sửa tay quá nhiều.
Với Excel thì mẹ chỉ cho mình các hàng If lồng trong If, hoăc các hàm vlookup để mình hiểu Excel một cách logic nhất.
Mẹ còn thêm cả một vòng dạy các kĩ năng văn phòng kiểu tìm file path như thế nào trên máy tính, dập lỗ, dán tem folder ra sao và chia các file lá như thế nào để mình biết ngay từ khi còn rất trẻ nữa.
Nghe thì có vẻ những thứ này rất đơn giản, nhưng khi mình đi làm, mình biết nhiều bạn còn không biết viết hay trình bày làm sao cho câu cú chủ vị đầy đủ ý tứ bằng tiếng Việt nữa là trình bày một văn bản có bố cục rõ ràng hay thuyết trình mạch lạch bằng tiếng Anh.
Chính vì vậy, nếu các bạn học các kĩ năng văn phòng từ khi còn cấp ba và có cơ hội đi làm thử văn phòng (kể cả không lương) ngay khi ở bậc học này thì các bạn sẽ có một bước đệm khi khởi đầu ở bất cứ đâu. Quay lại với bản thân mình đi:
Mình được mẹ dạy xong những thứ này thì xung phong gõ một đống văn bản cho lớp, mất khá nhiều thời gian nhưng mà mình dùng chính nó để tập hệ thống các văn bản. Ví dụ cái nào liên quan đến học tập mình cho vào một folder, cái nào liên quan đến ngoại khóa mình cho vào một folder khác.
Mình cũng đi gõ cửa rất nhiều công ty để xin làm tình nguyện trong văn phòng cho họ, mà mình toàn gõ chỗ mình thích (lúc đó là các văn phòng phi chính phủ). Năm lớp 8 mình được làm tình nguyện ở Action Aid Việt Nam dịch thư Anh Việt giữa nhà tài trợ và các em nhỏ miền núi Việt Nam. 1k/ 1 thư Anh Việt và 2k/ 1 thư Việt Anh. Ở đó mình không chỉ rèn thêm về kĩ năng dịch với câu cú tốt và đơn giản, mình còn biết cách đóng thư và dán tem nhanh, cũng như rèn thêm về cách viết email nữa.
Nhờ kinh nghiệm Action Aid mà về sau mình được làm WWF năm lớp 11, ngồi lên lịch và xếp lại file trên máy tính cũng như folder cho một sếp lớn của vùng Đông Nam Á. Sếp bận lắm nên không có cả thời gian xếp file riêng cả file bản thân, file tuyển dụng nhân sự vùng, hay file dự án ra riêng. Mình được quẳng vào một mớ ngồn ngộn phải đọc từng file và chia lại cho sếp cả bản cứng lẫn bản mềm. Nhờ có mẹ dạy về file path và cách chia folder mà mình chẳng bỡ ngỡ tí nào, chỉ hơi mất công đọc tiếng Anh để mà dò lại từng thứ một.
Cũng vì thế mà sau này mình có một hệ thống filing bất hủ, dùng cho cả công việc lẫn bản thân:
Mình phát hiện ra hệ thống file không chỉ dễ bị lẫn theo đầu việc mà còn dễ bị lẫn theo lịch sử cũng như thứ tự ưu tiên. Ví dụ: Có những file làm từ năm 2012 mà trùng tên với file làm vào năm 2015 khiến chúng hay bị lẫn lộn với nhau.
Vì vậy ngoài chia tên folder theo chủ đề, mình còn tạo cấu trúc năm tháng ngày để lưu file theo lịch sử của nó nữa. Ví dụ, mình sẽ lưu file dưới dạng: 210922_Tên file_Tên người phụ trách (Bản 1, 2, 3) để không bị lẫn. Các lưu này còn rất phù hợp với các thể hiện file trong Window Explorer, vì những file nào mà minh làm gần nhất sẽ nhảy lên trước (theo quy tắc alphabet) nhưng mình vẫn có những file lịch sử để theo dõi trong cùng một folder. Cách lưu file này về sau có một bạn thực tập của mình còn bê sang dùng cho PwC tại Anh. Vì rất tiện.
Đối với thứ tự ưu tiên mình thường sẽ lưu các folder quan trọng bắt đầu bằng 00_ hay 01_ rồi đến năm tháng ngày để mình ưu tiên làm trước. Sau khi làm xong mình sẽ bỏ 00_ hay 01_ để nó trở về format năm tháng ngày ở trên. Sau khi file quá 1 năm không dùng tới thì mình sẽ để hết vào một folder có tên là Archive.
Với những file in ra mình cũng in năm tháng ngày theo chiều ngang gáy folder và tên topic theo chiều ngang của gáy folder. Sau đó với những folder có thứ tự ưu tiên cao mình sẽ có tem đỏ/ vàng, thấp hơn mình có tem màu xanh và nếu không còn ưu tiên nữa mình sẽ để tem xám. Mình xếp trong tủ, đỏ vàng sẽ nằm ngân trên cùng, xanh sẽ nằm ngăn giữa và xám nằm ngăn dưới cùng, sau đó ngày gần nhất sẽ ở bên trái, ngày xa nhất sẽ ở bên phải.
Ngoài ra mình có một hệ thống tem riêng in cho các đầu việc khác nhau (ví dụ: Sự kiện, nghiên cứu, khách hàng trọng điểm). Thường các tem này có màu xọc khác nhau để mình tiện phân biệt)
Hệ thống này giúp mình phân biệt và bàn giao công việc cho những người khác rất nhanh mà không cần phải giải thích nhiều hay tìm lại các file liên quan, lúc cần chỉ cầm 1 folder cũng như share đủ files trong cùng một file trong máy tính là xong. Đấy là mới nói đến word và file path.
Excel và PowerPoint sau này mình cũng dùng nhiều:
Nếu các bạn tự cho rằng các bạn giỏi PowerPoint thì tham khảo thử file PowerPoint mình làm thành video dưới dây nhé. Thực ra có thể các bạn chưa giỏi như các bạn nghĩ đâu. Mình từng làm PowerPoint Template để bán lại cho Microsoft, cũng là người được chọn để dạy các bạn Đại học cách làm thuyết trình PowerPoint trong Professional Development Center của trường khi mình đang học thạc sĩ. Vậy nên mỗi thứ đều thâm sâu khó lường
Với Excel thì mình đã dùng các mẹ dạy mình logic với hàm If để tự học cách lập trình VBA để tạo các hàm User Defined Functions (UDF). Rồi từ từ mình mò đến các vòng lặp “for” để lặp trình các chương trình mình muốn chạy trong Excel mà Excel Macro không đủ dùng. Rồi mình kết hợp việc này với các Excel Plug-in để tự viết thêm các hàm về thống kê mà mình biết để chạy cả các chương trình giả lập (simulation) khi cần dùng cho dự báo tương lai cũng như nghiên cứu sau này.
Hầu hết những thứ mình làm, các bạn đều có thể tìm trên Youtube bằng cách “How to + việc muốn làm”. Ví dụ: “How to make firework in PowerPoint?” Riêng với Excel, thì các bạn có thể tìm MrExcel và tự học vì thực sự cái bác MrExcel này có nhiều khóa học cũng như data cực kì bổ não. Mình không chỉ học những thứ này chay mà mình dùng chính dữ liệu của doanh nghiệp để chạy luôn. Cái này gọi là vừa học, vừa tận dụng làm việc. Thực ra nếu bạn học một khóa mà không dùng luôn thì sẽ rất nhanh kĩ năng của bạn bị ăn mòn, nhưng nếu bạn dùng ngay nó vào công việc hàng ngày (dù sếp không yêu cầu) thì kĩ năng của bạn sẽ khắc sâu luôn.
KỸ NĂNG ĐỌC VÀ VIẾT:
Có mấy bạn hôm trước hỏi mình làm sao có kỹ năng đọc nhanh như vậy. Trước tiên mình phải nói mình là một đứa cực kì ngại đọc và khi đọc cũng rất buồn ngủ như nhiều người.
Ban đầu các mình vượt qua nó là ban đầu khi mình đọc mình không cố hiểu hết mọi thứ ngay mà chỉ đọc lướt rồi khoanh tròn lại những thứ mình không hiểu.
Đến cuối tuần, mình mới ngồi tổng hợp lại vào sơ đồ tư duy xem cái gì mình hiểu, cái gì mình không hiểu. Sẽ có những cái mà ở bài nào mình cũng không hiểu, và chúng trùng với nhau.
Tuần tiếp theo, mình dựa trên những điểm trùng này để tìm đọc những kiến thức gốc rồi lồng nó theo thời gian xuất bản để xem lý luận này nó đến từ đâu và như thế nào. Sau đó mình mới quay lại đọc bài khóa một lần nữa để hiểu toàn bộ.
Cuối tháng mình sẽ viết bài tổng hợp 1 đến 3 trang về những cái mình đã đọc chỉ để tự mình suy nghĩ tổng hợp lại những bài đã đọc và hệ thống hóa kiến thức của mình. Như thế mình sẽ thực sự ghi nhớ được những kiến thức đó.
Sau đó mình sẽ đọc rộng ra và giờ khi mình đã có kiến thức gốc, việc đọc rộng ra sẽ đỡ mệt mỏi hơn.
Thực sự mình phát hiện ra trong nhóm mình rất nhiều bạn lười đọc và như thế thì càng lười viết. Mình viết nhiều khi chính là để hệ thống lại kiến thức của mình vì chỉ khi hiểu rất sâu thì mình mới truyền đạt lại được qua việc viết. Khi viết mình ép bản thân phải hiểu sâu hơn và như thế, mình nắm chắc và hiểu kĩ các khái niệm đủ để tiếp tục đọc cái mới mà không quá mệt mỏi.
KỸ NĂNG LẬP TRÌNH:
Nhiều bạn nghĩ nếu học những ngành như Truyền thông hay Marketing thì không cần đến kĩ năng lập trình. Mình có mấy 3 người bạn đều gốc Marketing, sau khi sang Mỹ thì cả 3 người đều học thêm lập trình:
Marketing hay truyền thông đều dính đến mảng phân tích, mà một khi đã dính đến dữ liệu thì nhiều khi dùng Excel cơ bản không không đủ. Vì vậy, họ phải học thêm lập trình (thường là R hoặc Python). Cá nhân mình thì dùng tất (Excel VBA, python, R và stata).
Những ngành kĩ thuật thì bắt buộc có lập trình.
Còn những ngành nửa nạc nửa mỡ như hậu cần logistics hoặc chuỗi cung ứng supply chain thì lại càng cần. Mình vì có kĩ năng lập trình mà có thể vào chạy thẳng ca vận hành của Amazon, cũng nhờ thế mà có thể phân tích dữ liệu và cải thiện vận hành ở trong kho, từ đó mà có việc chính thức với Amazon.
Rất nhiều khi ở Mỹ cái gì cũng áp công nghệ vào nên bạn đang từ truyền thông marketing sẽ chuyển sang làm quản lý sản phẩm (Product Management). Trong vị trí này, nhiều khi, bạn không bắt buộc phải biết lập trình mà chỉ cần biết về khách hàng sẽ sử dụng sản phẩm như thế nào để phân tích và đưa ra yêu cầu đối với đội lập trình thôi. Nhưng vì các bạn cần làm việc với đội lập trình, việc biết lập trình sẽ khiến các bạn lợi thế hơn
Ở Việt Nam giờ muốn làm một số việc lên đến tầm cao cũng cần lập trình:
Không ít tập đoàn quốc tế ở Việt Nam có những vị trí riêng trả tiền cao hơn cho những bạn phân tích tầm sâu. Các bạn muốn ở tầm lương cao thì gần như lập trình là điều không thể tránh khỏi.
Ngay cả công việc không đòi hỏi lập trình mà bạn có thể dùng lập trình thì cuộc sống của các bạn cũng dễ chịu hơn rất nhiều. Ví dụ như mình từng làm sự kiện ngoại giao, cần xếp lịch cho nhiều công ty trong đoàn ngoại giao gặp gỡ các công ty Việt Nam. Mỗi lần xếp lịch như thế cả văn phòng mấy chục con người cày bừa 3 ngày trời mới xong. Trong khi mình biết lập trình, mình mày mò viết xếp lịch tự động mất 1 tuần nhưng gần chục đoàn sau đó cả văn phòng không ai phải bỏ công vào xếp lịch nữa, tự dưng rất là rảnh.
Một việc khác mình làm là xin vốn đầu tư quốc tế cho Start-up. Việc này chỉ dính đến quan hệ khách hàng và tài chính là nhiều. Nhưng khi đối tác quốc tế xét cấp vốn, họ cần công nghệ của mình chạy theo kịp. Vì thế nếu đội công nghệ không ủng hộ, mình rất khó để có thể xin vốn thành công đúng hạn. Cũng chỉ vì mình biết lập trình, thi thoảng chạy sang làm tester cho vui với đội công nghệ lõi và chơi Đế chế với họ, mà cái gì mình cần họ cũng làm nhanh hơn. Như thế công việc của mình đều thuận lợi. Còn không thì chính anh trưởng ban công nghệ nói với mình rằng: “Việc gì cần 10 ngày thì anh báo 20 ngày, 10 người thì thì anh báo 20 người.” Chính vì không hiểu công nghệ nên không ai có thể thúc họ được.
Nhìn chung mấy kĩ năng này thực sự trong thời đại mới là không thể thiếu nếu bạn muốn tìm việc tốt và có thể thăng tiến được ở Việt Nam cũng như Mỹ. Nếu các bạn muốn hỏi mình học lập trình ở đâu thì mình trả lời ra lớp 4, ba đã dạy mình lập trình Pascal cho vui rồi. Những ngôn ngữ lập trình sau này là do mình dựa trên logic ba dạy mà cứ lên tìm syntax dùng dần trên youtube video cũng như các trang khác trên google.
Nói lập trình cao siêu, chứ thực ra nó là logic, nếu bạn có thể lý luận logic được thì có thể tìm ra logic lập trình được, dù ban đầu hơi rối một chút. Bạn có thể hiểu lập trình là nói chuyện logic với một đứa trẻ mới tập nói. Nó chỉ nói được một vài từ, vậy làm sao bạn có thể nói cho nó hiểu bằng chính ngôn ngữ của nó chứ không phải bằng ngôn ngữ của bạn.
Vì vậy nếu bạn có kỉ luật tốt, mình thực sự khuyên bạn nên học lập trình cơ bản, rồi bạn lấy một dự án bất kì trong việc học cũng như công ty, làm dữ liệu gốc để làm thử. Có thể bạn nghĩ rằng việc đó công ty không yêu cầu bạn nhưng mình làm việc này để tự tăng kĩ năng chứ không phải cho công ty. Khi lấy dữ liệu trong việc học chính hoặc công ty thì mình có mục tiêu rõ ràng hơn để mà luyện lập trình. Như thế kĩ năng học được không chỉ còn là kĩ năng chết mà là kĩ năng ứng dụng thực hành luôn.
P. S.: Mình vẫn muốn nhấn mạnh là mỗi người một phong cách học, không ai giống ai. Vì vậy cái mình nêu ra chỉ là cách mình đã làm, còn các bạn làm được đến đâu, cân nhắc cố được thế nào vẫn luôn nằm trong tay các bạn. Đừng vì ngại mà uổng phí tương lai nhé.
Comments