Cố thế nào cho đúng cách Phần 2 - Thời gian biểu cấp tiến

Phần trước: Chăm bằng răng, Phần sau: Học "Đón đầu" để mà hòa nhập văn hóa

Bài viết nào của mình cũng dài nên rất nhiều bạn có thể nghĩ: “Chả hiểu sao cái bà này đâu ra lắm thời gian thế nhỉ?” Thời gian thì mình cũng chỉ có đúng một ngày 24 giờ như tất cả mọi người. Công việc thì mình có một xô: 5 bài nghiên cứu khoa học một lúc (3 bài đang sửa phản biện), cơm ngày 3 bữa cho 2 vợ chồng, 2 giờ giành riêng cho cún yêu mỗi ngày đi kèm với nửa đến 1 giờ tập thể dục. Chưa kể chồng mình thích đánh golf nên có khi cuối giờ chiều hai vợ chồng còn đi mất 3 giờ chỉ để golf. Tối còn giành thời gian cho nhau, còn chơi đàn. Cuối tuần, đổ rác, đi chợ, nấu ăn, dọn dẹp, trồng cây. Đấy là chưa kể những việc ngày nào cũng làm như gấp chăn màn, tưới cây, giặt hoặc gấp đồ. Vậy bói đâu ra thời gian mà giành cho các bạn?

Câu trả lời chính là Kĩ năng Quản lý thời gian. Chắc hẳn các bạn không ít thì nhiều cũng nghe đến kĩ năng này. Nghe nó cứ cao sang làm sao ấy nhưng mà chẳng có gì cụ thể cả.

VỚI MÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN BẮT ĐẦU TỪ THỜI GIAN BIỂU

Hình trong bài là thời gian biểu mình đã dùng rất nhiều năm về trước. Mình nhớ đây là cuối năm đầu thạc sĩ tại Mỹ của mình:

1. Hè năm đó, mình có thực tập công ty tại một bang khác, mà mình lại dự tính về Việt Nam thăm ba mẹ 3 tuần rồi mới quay sang.

2. Trước khi về Việt Nam mình cũng phải lo tìm nhà để chuyển cho mình và 3 đứa bạn sang chỗ nào rẻ hơn một chút mà vẫn gần trường. (Còn phải kịp đóng đồ trước khi lên máy bay nữa).

3. Đây cũng là thời điểm cuối kì khi môn nào cũng không thi thì luận. Chưa kể mình còn đang chuẩn bị bài giảng về phương pháp thuyết trình hiệu quả cho Professional Development Center (Trung tâp phát triển Nghiệp vụ cho sinh viên) của trường.

4. Và mình vẫn tiếp tục xây dựng phát triển mạng lưới quan hệ với các doanh nghiệp khác cũng như đi phỏng vấn và sửa hồ sơ nếu chẳng may mình đi thực tập xong không được giữ lại.

Nếu các bạn để ý thì mình dùng rất nhiều màu khác nhau trên thời gian biểu:

1. Các màu vàng cam là những việc liên quan trực tiếp đến học tập vào thời điểm cuối kì.

2. Các màu có ánh xanh dương là những việc liên quan đến mở rộng mạng lưới quan hệ, tìm việc, tìm nhà

3. Các màu có ánh xanh lá là những việc cá nhân mà mình phải làm và giải quyết

4. Màu tím là việc thiên hạ (đi giúp người khác)

5. Màu nâu là việc phát sinh đột suất cho tuần đó

6. Màu đỏ là việc quan trọng nhất cần phải hoàn thành.

Lịch của mình mỗi tuần đều khác về cả thời gian cũng như màu sắc, nó không lập lại vì ngoài thời gian trên lớp đã dính chết thì các công việc còn lại do mình tự phụ trách đều có thể thay đổi được, phòng trừ mình có việc cần ưu tiên làm trước hoặc mình cần thời gian đi chơi với bạn.

Bạn sẽ thấy rất rõ ràng là mình đưa cả đi chơi, nghỉ trưa, nấu ăn, tập thể dục, đi mua sắm, chat chít với gia đình, xem phim Trung Quốc, Hàn Quốc vào trong thời gian biểu. Và kể cả những tuần bận tối mắt như tuần trong ví dụ thì mình cũng không quên nhét những việc đó vào.

LẬP THỜI GIAN BIỂU ĐỂ LÀM GÌ?

Thời gian biểu kiểu này mình lập hàng tuần vào thứ 7 hoặc chủ nhật, bất cứ lúc nào mình có thời gian kiểu như đợi giặt đồ, chờ cơm chín, hoặc xem phim Hàn. Nếu mình ngồi không để lập nó thì mất khoảng 3 giờ làm việc mỗi tuần.

Các bạn có thể hỏi: “Ủa thế sao không giành thời gian đó làm việc đó khác phải hữu ích hơn không?” Mình thì lại thấy với những tuần đặc biệt bận, thời gian biểu lại càng trở nên hữu dụng.

1. Khi lập thời gian biểu, các bạn bị dồn vào thế phải nghĩ xem 1 việc làm mất bao nhiều giờ, chia làm bao nhiều phần. Làm thế nào thì ngắn nhất. Điều này giúp các bạn nghĩ sâu hơn về từng công việc trước khi làm nó. Và vì thế, đôi khi các bạn tìm được lối thoát khác cho việc đó.

2. Khi lập thời gian biểu, bạn cũng sẽ phải so sánh xem giữa nhiều việc khác nhau nên có thể đưa ra thứ tự ưu tiên cho nó (dưới dạng màu sắc). Vì thời gian của bạn có hạn nên bạn sẽ phải cân đối công việc rất kĩ và phải ước lượng thời gian sát nhất cho tất cả những việc bạn làm. Lâu dần, nếu tuần nào bạn cũng ngồi ước lượng thời gian và làm theo nó, kể cả bạn có 1 đầu việc mới bạn cũng dựa theo kinh nghiệm ước lượng thời gian của mình mà áng được nó rất nhanh. Từ đó bạn quản lý thời gian tốt hơn.

3. Cuối cùng khi lập thời gian biểu bạn có bằng chứng xác thực để mà tự kỉ luật bản thân. Nếu đến giờ đó mà bạn không ngồi vào bàn làm đúng việc đó thì sẽ không kịp thời gian. Nếu lúc đó có bạn rủ đi chơi mà lại trùng giờ học bạn có thể nhìn vào đó để từ chối. Từ đó bạn không bị tình trạng, lúc cần học thì lại chơi, rồi thời gian bay đâu không biết. Cuối ngày về lại xì trét, thức đêm thức hôm rồi thấy mình vẫn khủng hoảng.

Nhìn chung thời gian biểu lập ra là để tăng cường suy nghĩ và để mình chạy theo nó một cách kỉ luật chứ không tùy hứng như khi không có bằng chứng xác thực.

“Uầy nhưng mà như thế thì khổ bỏ xừ?” – Haha, OK khổ nhưng mà cứ đọc tiếp đi, bạn sẽ tìm thấy đoạn sướng không tả được đâu.

THỜI GIAN BIỂU CỦA MÌNH CHƯA BAO GIỜ ĐỦ THỜI GIAN…

Nếu mình ước lượng một việc làm mất 3 giờ thì trên thời gian biểu mình chỉ để 2 giờ thôi. Nếu mình ước lượng một việc làm mất 1 giờ thì trên thời gian biểu của mình chỉ để có 40 45 phút. Và mình có một quy tắc vàng là: “Hết thời gian không làm hết, thì bắt buộc phải chuyển sang việc khác, cuối ngày làm hết các việc, kể cả đi chơi rồi thì mình mới được quay lại việc đó. Và mình chắc chắn sẽ quay lại.”

Tại sao mình lại làm như vậy?

1. Làm một việc mà cứ phải cho xong mới thôi, đôi khi mình sẽ bôi bác ra, lấn vào thời gian của việc khác (đôi khi cũng quan trọng không kém). Rồi nhiều khi làm nhiều giờ quá mình tung hê, chả làm nữa, và chả làm việc gì khác luôn. Hiệu quả đã kém lại càng kém.

2. Làm một việc làm mãi không ra sẽ chán. Não sẽ đình công. Tim sẽ mệt mỏi nên càng làm sẽ càng sụt giảm hiệu quả. Thay vì thế thì chuyển sang làm việc khác, xong tự nhiên khi làm việc khác đôi khi mình lại nghĩ ra ý tưởng tốt hơn cho việc cũ nên đến cuối ngày quay lại sẽ hiệu quả hơn.

3. Cái việc hết thời gian mà chưa làm xong việc nhưng phải dừng lại đôi khi gây “cú” và cái việc phải quay lại nó vào cuối ngày cũng rất khó chịu. Vì thế nó có tác dụng kích thích bạn cố mà làm nhanh hơn. Mình ví dụ nhé, hồi vào đại học mình đọc 100 trang sách giáo khoa tiếng Anh mất 3 giờ. Mình cứ rút dần xuống 2 giờ. Đến lúc mình đọc được trong 2 giờ mình lại rút tiếp trên thời gian biểu. Tới thời điểm hiện tại, tốc độ đọc nghiên cứu khoa học (khó hơn sách giáo khoa rất nhiều lần) rơi vào khoảng 1,400 trang một ngày nếu cần (tương đương với khoảng 150 đến 200 trang/ giờ).

Đây chính là phương pháp tăng năng lực hiệu quả nhất mà mình biết. Thời gian rút xuống của một đầu việc, mình biến nó thành thời gian học thêm năng lực mới. Ví dụ:

1. Mình lên youtube tìm video excel tự học hoặc lên coursera học một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới

2. Hoặc mình tự lấy một dự án xếp lịch gặp gỡ giữa các đoàn ngoại giao ra làm dự án để mình lập trình thử xem có cách nào mình làm nhanh hơn cách xếp lịch tay mà cả văn phòng mình (20 người) phải xếp mất 2 3 ngày mới xong không. Kết quả mình lập trình được một cái mà chỉ cần nhập liệu là lịch xếp tự động trong vòng khoảng 1 giờ. Tiết kiệm được cả thời gian cho mình và văn phòng luôn.

Cá nhân mình rất thích lấy mấy dự án trong công việc ra phát triển khả năng mới. Khi bạn mới đi làm hoặc đi học, những thứ bạn ghét làm trong công việc hoặc học tập chính là nguồn dữ liệu vô tận cho việc thử những cái mới vì bạn thấy nó tốn thời gian. Thay vì tay to làm nó thì lấy nó làm cái cớ để học một kĩ năng mới đi… cũng như mình học lập trình thôi vậy.

Đến cuối ngày thì đời đưa chúng ta quả chanh, ta vắt nó để uống chính là như vậy. Hãy biến nó thành cơ hội học hành. Cơ mà nếu bạn giành thời gian đó để đi chơi xả trét thì mình cũng không kêu nhá. Có điều chơi hay kĩ năng mới để sau này càng có nhiều thời gian hơn, cái đó là cái bạn phải tự cân nhắc.

THẾ LẬP THỜI GIAN BIỂU “ĂN BỚT THỜI GIAN” NHƯ THẾ ĐẾN LÚC NÀO?

Mình lập thời gian biểu như thế này hàng tuần, liên tục trong vòng 2 năm bắt đầu đi làm của mình. Và tới giờ với những tuần mình dự kiến rất bận, mình vẫn ngồi xuống và lập thời gian biểu như thế. Lý do:

1. Mình đã liên tục rút thời gian làm việc của mình trong từng đầu việc xuống theo từng tuần. Và đã có những việc người khác làm trong cả tháng, mình có thể làm trong 1 ngày hoặc 2 ngày làm việc.

2. Thời gian rảnh ra mình học thêm quá nhiều cái mới, và từ đó mình tăng kĩ năng làm việc lên gấp 4 5 lần trong thời gian rất ngắn. Cũng vì thế mà liên tục trong 5 6 năm đi làm, lương của mình thì cứ sáu tháng gấp rưỡi hoặc gấp đôi một lần.

Khi bạn lập thời gian biểu thành thói quen, tự trong đầu bạn hình thành được kĩ năng quản lý thời gian. Nói nó là cái gì đó cao sang, chứ thực ra quản lý thời gian là kĩ năng ước lượng công việc và thời gian cần cho một dự án, một tuần làm việc, một nhóm, một công ty chỉ trong vài giây suy nghĩ để sắp xếp nó vào những khoảng thời gian có thể hoàn thành chúng hợp lý nhất. Và đã đến tầm sau 2 năm làm thời gian biểu, thì việc mới gì bạn cũng có thể ước lượng được không chỉ cho bạn mà cho cả những người bạn làm cùng nữa. Cứ như thế, kể cả khi bạn có một đầu việc mới, bạn cũng biết bạn có thể co kéo thời gian ở đâu để mà làm nó hoặc nếu căng quá thì bạn bạn còn biết đường cầu cứu người khác nữa chứ.

QUAY LẠI CÂU HỎI UẦY THẾ THÌ KHỔ BỎ XỪ - SAU 10 NĂM …

Mình hiện tại đang làm Luận án Tiến sĩ tại Mỹ (chưa kể có áp lực xuất bản báo khoa học tầm cao), nhưng vẫn tham gia quản lý trực tiếp 2 doanh nghiệp tại Việt Nam. Mình vẫn tư vấn hoạt động cho một số doanh nghiệp lớn tại Mỹ với tư cách Nhà khoa học. Ngoài ra, mình có nhà để dọn, có chó để chăm, có cơm để nấu, có chồng để giành thời gian cùng. Mình vẫn thích làm “hot girl” sáu múi bụng, thích đi đánh golf, thích thi thoảng làm một chuyến du lịch bất thường, và thích lên mạng chém một bài dài dài mất thời gian như thế này nữa.

Mình làm tất cả những việc đó và hầu hết ngày vẫn ngủ đủ 8 tiếng, trưa vẫn lăn khoảng nửa giờ. Tất cả đều bắt đầu từ việc lập thời gian biểu và sống kỷ luật với nó từ khi mình còn rất trẻ. Vì thế, mình có thời gian để học kĩ năng – Những kĩ năng đủ để mình dùng cho 10 đến 20 năm sau này khi mình thay đổi ưu tiên sang cho chồng và cuộc sống cá nhân thay vì công việc.

CÒN TRẺ KHỔ MỘT CHÚT KHÔNG SAO… NẾU ĐỂ ĐẾN LÚC ĐẦU 3 ĐÍT CHƠI VƠI MÀ VẪN TAY NĂM TAY MƯỜI… NHƯ THẾ MỚI LÀ KHỔ BỎ XỪ…